Bestyrelsesmøde
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Maglehøj den 7. februar 2022
Til stede: Svend-Erik Nielsen, Mette Wolff, Karl Barslev, Mikael Karlsen og Lisa Andersson (referent)
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 11. oktober 2021
3. Årsregnskab 2021 v/Niels
4. Budget 2022 v/Mikael
5. Generalforsamling den 14. marts 2022, planlægning
• Indbydelse (udkast vedlagt)
• Dagsorden (udkast vedlagt)
• Forslag til dirigent (Svend-Erik tager kontakt til potentielle)
• Bilag: Årsregnskab og Budgetforslag – udkast fremsendes inden bestyrelsesmødet om muligt. (Regnskabet opsættes efterfølgende i læsevenlige slides til brug ved gennemgang på generalforsamlingen)
• Emner til årsberetningens indhold drøftes
Praktisk tilrettelæggelse:
• Reservation af lokale. Mikael undersøger muligheden for at låne/leje Lejerbos fælleslokale
• Teknisk udstyr (med nyt indkøbt udstyr må alle bedre kunne høre og se)
• Øl/vand/smørrebrød
6. Opfølgning af beslutninger fra bestyrelsesmødet den 11. oktober 2021
• Opsætning af skilt ”Vendeplads – Ingen parkering” ved enden af Bukketornvej
• Ukrudt på fortove, veje og stier – evt. ordning om indkøb af brænderudstyr som grundejerne kan låne, da sprøjtning ikke mere er tilladt
• Parkeringsproblemer, yderligere opfølgning
7. Henvendelser fra medlemmer
• Manglende overholdelse af lokalplan og parkeringsforhold m.m.
8. Næste bestyrelsesmøde, herunder konstituering
9. Eventuelt
Ad 1
Dagsordenen blev godkendt.
Ad 2
Referat fra bestyrelsesmødet den 11. oktober 2021 blev godkendt.
Ad 3
Niels fremlagde regnskabet fra 2021, som også tidligere er mailet til bestyrelsen og som er godkendt af revisoren.
Der var en bemærkning vedr beløbet ud for “Indskud fra nye ejere”, som rettelig er rykkergebyrer for opkrævning hos grundejere, der ikke har betalt rettidigt.
Niels nævner det ved gennemgang af regnskabet på generalforsamlingen.
Regnskabet blev underskrevet af bestyrelsen.
Ad 4
Mikael eftersender budgettet hurtigst muligt til bestyrelsen og vi aftaler eventuelle bemærkninger eller ændringer via mail.
Det blev besluttet, at vi tilføjer en post i budgettet vedr gaver.
Det blev også aftalt, at vi igen i 2022 lægger op til at afsætte 100.000 kr. til fortsat fornyelse af fortovene.
Grundejerne er blevet gjort opmærksomme på fristen for forslag til generalforsamlingen i julebrevet i december. Der var enighed om, at vi lige minder om fristen på Facebook-gruppen.
Lisa opretter et opslag hermed på gruppen og Niels noterer det også på hjemmesiden.
Ad 5
Generalforsamling den 14. marts 2022, planlægning
• Lisa sørger for tilretninger i indbydelsen vedr. bl.a. lokale, smørrebrød og frist for tilmelding samt for udsendelse af materialepakken til alle grundejere, som vi har mailadresser på, så snart fristen for forslag er gået. Materialepakken sendes i høring i bestyrelsen, inden den sendes ud til alle.
• Lisa opretter også opslag på facebook-siden, når materialepakken er sendt ud.
• Lisa justerer dagsordenen vedr. punktrækkefølgen, sådan at punktet evt. står før de 2 oplæg vedr. hjemmeside og sikring af bolig, som i stedet placeres til sidst. Der var enighed om smørrebrød kan indtages mens de oplæg holdes, når den formelle del af dagsordenen er afsluttet.
• Svend-Erik er i kontakt med potentielle dirigenter og sørger for vin-indkøb til dirigenten.
• Niels og Mikael har op til et kvarter pr. oplæg efter den almindelige dagsorden er afsluttet.
• Mikael har reserveret Aktivitetshuset v/Lejerbo til generalforsamlingen og tjekker op på, hvad der er af udstyr, som vi kan låne, herunder projektor, lærred mv. eller om vi er nødt til at indkøbe en bedre projektor end den vi har indkøbt tidligere. Niels medbringer foreningens pc til fremvisning af powerpoint mv.
• Svend-Erik står for beretningen og sender den rundt til bestyrelsens bemærkninger.
• Lisa indsættter budget og regnskab i powerpointet i en letlæselig version.
• Mikael sørger for indkøb af øl/vand/smørrebrød. Lisa giver Mikael besked om antal tilmeldte, så snart fristen er gået, dvs. straks efter 6/3.
Ad 6
▪ Opsætning af skilt ”Vendeplads – Ingen parkering” ved enden af Bukketornvej
Mikael får bestilt skiltet og får evt. hjælp til at få sat det op.
▪ Ukrudt på fortove, veje og stier – evt. ordning om indkøb af brænderudstyr som grundejerne kan låne, da sprøjtning ikke mere er tilladt
Vi må ikke sprøjte mere.
Der var en drøftelse af, om foreningen bør købe udstyr til brænding. Emnet bliver nævnt i beretningen, men der var enighed om, at der ikke indkøbes udstyr og at grundejerne står for selv at fjerne ukrudt.
Affaldstænger til opsamling af affald er i øvrigt fortsat tilgængelige hos Mette.
▪ Parkeringsproblemer, yderligere opfølgning
Der var en generel drøftelse af, om vi kan gøre yderligere for at undgå faste parkeringer på vejene.
Der kommer fortsat henvendelser fra grundejere herom.
Niels og Mette går gerne en runde mere med sedler, hvor det opleves som et problem.
Ad 7
Svend-Erik fortalte om et par henvendelser, som bestyrelsen har modtaget og som er blevet fulgt op eller besvaret.
Ad 8
Det blev aftalt, at bestyrelsen samles lige efter generalforsamlingen og konstituerer sig. Der sættes dato på næste bestyrelsesmøde lige efter konstitueringen.
Det blev allerede aftalt, at kassererposten vedr. foreningens betalinger overgår til Mette, når den nye konstituering skal foregå. Mikael oplærer Mette i brugen af foreningens netbank mv.
Ad 9
Saltning af vejene blev drøftet. Der har været en henvendelse herom på facebooksiden, da der på et tidspunkt var rigtig glat. Vi har ingen aftaler om saltning af vejene. Vi har aftale om snerydning.
Der var enighed om at emnet saltning nævnes i beretningen og at vi indtil videre ikke gør noget i forhold til yderligere snerydning/saltning, som i forvejen er en ret dyr post.
Det er fortsat grundejernes eget ansvar at sørge for rydning/saltning af egen indkørsel og fortove.
Der var en generel drøftelse af brugen af og besøgende på hjemmesiden.
Det blev aftalt, at vi, ud over oplægget på generalforsamlingen, opretter et fast opslag på facebook-siden med link til hjemmesiden. Det sørger Mikael for.
Det blev også aftalt, vi generelt linker til hjemmesiden, når vi sender nyt ud fra bestyrelsen.
Hjemmesiden indeholder mange gode informationer både fra bestyrelsen, men også interessant historie om området.