Bestyrelsesmøde

Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Maglehøj den 28. Januar 2020

 

Til stede: Svend-Erik Nielsen, Mikael Karlsen, Mette Wolff, Alexander Lunde, Niels Blach, Lisa Andersson (referent).

 

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 12. november 2020
3. Hvad gør vi med bekæmpelse af ukrudt på fortove, stier m.m.? Effekten i 2019 har været meget begrænset. Stierne er især et stigende problem.
4. Videre drøftelse fra sidste møde om fejning og indsamling af affald I vores område? Har vi nogle affaldshelte, der på den ene eller anden måde vil tage vare på problemet med affald. Skal vi indføre en arbejdslørdag osv. v/Mikael
5. Hastighedsbegrænsning i området: Videre drøftelse fra sidste møde v/Mette
6. Vedligeholdelse af forbindelsesstierne. Svend-Erik har undersøgt økonomien.
7. Udkast til årsregnskab for 2019 v/Mikael og Niels
8. Drøftelse af budget for 2020 v/Mikael og Niels
9. Økonomisk status, herunder evt. kontingentrestancer
10. Planlægning af generalforsamlingen den 17. marts. Praktisk tilrettelæggelse og udarbejdelse af dagsorden/bilag, beretning m.m.
11. Havtornvejs beskaffenhed med mange revner. Eventuel henvendelse til kommunen.
12. Status på proces om planer for nyt byggeri til Burger King. Hvad sker der i kommunen i forbindelse med udarbejdelse af plangrundlag?
13. Orientering om henvendelser fra grundejere, fornyet opfølgning
14. Hjemmesiden, yderligere ideer?
15. Eventuelt
16. Næste møde

Ad 1.

Dagsordenen blev godkendt.

Ad 2.

Referat fra bestyrelsesmødet den 12. november 2020 blev godkendt.

Ad 3.

Niels foreslog, at vi evt. kan høre på generalforsamlingen, om der er nogle, som har en god idé vedr. fjernelse af ukrudt. Det kan være, at nogle i foreningen kender nogen, som kan hjælpe.

Sideløbende tager vi kontakt til et par firmaer og hører om mulige løsninger og tilbud. Mikael kontakter Grøn Vækst og Svend-Erik kontakter Vejdoktoren.

Ad 4.

Det er ikke bestyrelsens opfattelse, at vi har de helt store problemer med affald i området, men der er desværre noget. Der var enighed om at indkøbe nogle affalds-opsamlere og affaldsposer og melde ud, at der er opsamlingsdag på en dato efter generalforsamlingen. Det nævnes på generalforsamlingen i marts. Der var enighed om, at grundejerforeningen kan sponsere en biografbillet (gavekort på 100 kr.) til de første 10, der melder sig som affaldshelte i området. Måske navnlig interessant for unge.

Ad 5.

Bestyrelsen arbejder fortsat med forskellige egne indsatser for at gøre det tydeligt, at man skal være opmærksom på hastigheden og børn i området.

Det blev besluttet, at der også bestilles en ATK-vogn til Bukketornvej, hvor problemet er størst. Der advares på Facebook herom i håb om, at det også har præventiv effekt. Mikael står for opslaget på Facebook.

Ad 6.

Der var en generel drøftelse om forbindelsesstiernes tilstand. Der er indhentet et tilbud fra Vejdoktoren, hvilket viser, at det er ret bekosteligt med en helhedsløsning.  Det kan senere overvejes at begynde med nogle af de stier, hvor det er værst.

Der var enighed om, at fortovene flere steder er værre og enkelte steder farlige, når man går om aftenen, hvor der ikke er så meget lys.

Det blev foreslået, at vi i stedet i vores budgetforslag for 2020 lægger op til, at der afsættes et beløb på 50.000 kr. i foreningens budget til udskiftning af visse fliser på fortovene. Der kan så løbende sættes et beløb af de kommende år til forbedringerne.

Der indhentes også tilbud på, hvad det vil koste at udskifte fliser løbende efter behov.

Ad 7.

Udkastet blev gennemgået og småjusteret.

Det blev aftalt, at Niels fremlægger regnskabet og Mikael fremlægger budgettet på generalforsamlingen.

Ad 8.

Budget 2020 blev drøftet og forslag udarbejdet under mødet.

Ad 9.

Der er ingen kontingentrestancer på nuværende tidspunkt.

Der står ca. 133.000 kr. på foreningens konto, der ikke er bundet af investeringer.

I januar er der kommet 100.000 kr. ind i kontingenter.

358.000 kr. står investeret i puljer med lav risiko

Der var enighed om at investere yderligere 100.000 kr. i puljer med lav risiko. Svend-Erik følger op.

Ad 10.

Svend-Erik oplyste, at han har fundet et forslag til dirigent til generalforsamlingen.

Udkast til bestyrelsens beretning blev gennemgået og kommenteret.

Der blev aftalt følgende fordeling af praktiske opgaver vedr. generalforsamlingen:

• Udarbejdelse af invitation med tilmeldingsfrist, fuldmagt og sende samlet materialepakke ud – Lisa.
  Skal sendes ud senest den 22. februar.
• Renskrivning af budget og maile det til os alle til kommentering – Mikael
• Bestilling af smørrebrød – 2. stk. pr. tilmeldte – Mikael.
• Klargøring og underskrift fra revisor samt bestyrelse – Niels
• Projektor og pc til visning af powerpoint – Alexander
• Stemmesedler – Mette
• Kuglepenne – Mikael
• Færdiggørelse af beretning, herunder ekstra billeder – Svend-Erik – Lisa læser korrektur

Ad 11.

Havtornvejs tilstand blev drøftet. Der er ikke umiddelbart huller i Havtornvejs, men mange revner.

Bestyrelsen har det løbende under observation.
Det er de grundejere, der har ejendom ud til vejen, som har ansvaret, så vi kan ikke gøre meget andet end at kontakte kommunen, hvis det bliver slemt.

Ad 12.

Svend-Erik har udarbejdet et udkast til klageskrivelse fra grundejerforeningen, som alle har fået tilsendt inden mødet.

Der var enighed om at gå videre med klageskrivelsen til kommunen. Svend-Erik sender den afsted.

Ad 13.

Svend-Erik fortalte om nogle henvendelser fra grundejere. Der følges løbende op på de henvendelser, som bestyrelsen modtager.

Ad 14.

Hjemmesiden blev drøftet. Det er stadig en utrolig flot hjemmeside, som Niels løbende udvikler, når der kommer idéer hertil. Alle idéer er velkomne.

Måske skal der reklameres mere for siden, f.eks. hos ejendomsmæglere og på vores lukkede Facebook-gruppe.

Ad 15.

Svend-Erik har kontaktet vejdirektoratet på ny vedr. asfaltbelægningen på Hillerødvej for at høre status. Tilbagemeldingen er, at der inden sommerferien bliver lavet klimavenlig belægning, hvilket er en glædelig nyhed, som vi håber har den ønskede støjdæmpning.

Vi mangler fortsat 9 mailadresser. Enkelte af ejendommene er til salg, hvilket vi må afvente. Det blev aftalt, at vi opretter en seddel til postkassen, som Mette og Niels kan gå rundt med hos de grundejere, hvor vi fortsat mangler mailadresser fra.

Lisa udarbejder seddel og sender denne og liste med manglende mailadresser til Niels og Mette.

Ad 16.

Næste møde er til selve generalforsamlingen. Bestyrelsen mødes 1 time før (kl. 18), så vi har tid til forberedelse.