Bestyrelsesmøde fbr. 17
Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Maglehøj den 14. Februar 2017
Til stede: Svend-Erik Nielsen, Alexander Lunde, Mikael Karlsen, Grethe Abkjær, Mette Wolf og Lisa Andersson (referent).
Dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste møde.
3. Sidste forberedelser inden generalforsamlingen ud fra dagsordenen og praktiske opgaver.
4. Næste møde.
5. Evt.
Ad 1.
Dagsordenen blev godkendt.
Ad 2.
Referatet fra mødet den 12. januar 2017 blev godkendt.
Ad 3.
Svend-Erik skriver udkast til beretningen og sender den rundt til os alle, så vi kan kommentere den inden generalforsamlingen.
Svend-Erik og Alexander samarbejder om at gøre powerpoint klar til selve beretningen og fremlæggelsen af regnskab og budget.
Regnskabet for 2016 er færdigt og godkendt af revisoren. Det sendes også til bestyrelsen som pdf, så det kan være med i powerpoint-showet til generalforsamlingen.
Budget for 2017 blev gennemgået.
Der er indhentet tilbud på sprøjtning til 17.500 kr som medtages i budgettet.
Snerydning og saltning blev sat til ca. 30.000 kr.
Følgende engangsudgifter, der finansieres af opsparede midler medtages også i budgettet:
Advokatomkostninger er sat til 10.000 kr for udarbejdelse af nye vedtægter m.m.
Skiltetilbud er indhentet. Det bliver ca. 25.000 kr for udskiftning af alle skilte.
Der er også indhentet tilbud på reparation af fortove. Vedr. større reparationer overvejer vi at tage det med til næste års budget.
Det gøres tydeligt i budgettet, hvor der er tale om engangsudgifter og hvor der er tale om løbende driftsudgifter.
Svend-Erik havde talt med advokaten om deklarationen, der kun er tinglyst pantstiftende på en del af ejendommene. Umiddelbart gør vi ikke mere ved dette, da det vil være for omkostningstungt i forhold til, hvad vi kan få ud af det.
Følgende skal med ud med indkaldelsen til generalforsamlingen:
Det nye vedtægtsforslag, regnskab for 2016, budget for 2017, dagsorden til generalforsamlingen og kort skriv fra Svend-Erik om de væsentligste ændringer i vedtægterne i forhold til de gamle.
Mikael kontakter Leif Bertelsen vedr. revisorrollen inden generalforsamlingen.
Lisa sender en mail med alle dokumenter senest søndag den 19. Februar. Mikael printer det hele og Mette omdeler senest den 23. Februar.
De grundejere, der har folkeregisteradresse andre steder modtager indkaldelsen med posten.
Når der er overblik over, hvor mange der kommer, skriver Lisa ud til alle i bestyrelsen, så vi kan finde ud af, om vi skal tage fat i dem, der ikke har svaret.
Lisa skriver til Niels om teksten vedr. bestyrelsesmedlemmerne. Der var enighed om, at der alene skal stå kontaktoplysninger samt være billede vedr. Svend-Erik på hjemmesiden.
Vi mødes en time før generalforsamlingen, så vi kan klare de sidste forberedelser.
Til selve generalforsamlingen sikrer dirigenten sig, hvor mange der er mødt op og fra hvilke parceller. Hver parcel har 1 stemme. Mette krydser af, hvem der er mødt op ved hjælp af adresseliste, der er modtaget sammen med adresselabels fra kommunen.
Ad 4.
Næste møde er selve generalforsamlingen den 15. Marts 2017. Generalforsamlingen begynder kl. 19.30. Bestyrelsen mødes kl. 18.30.
Ad 5.
Intet.