Bestyrelsesmøde maj 18
Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Maglehøj den 30. maj 2018
Til stede: Svend-Erik Nielsen, Mikael Karlsen, Mette Wolff, Alexander Lunde, Niels Blach, Lisa Andersson (referent).
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Formel konstitution af bestyrelsen, jf. mere uformel snak efter generalforsamlingen i marts
Svend-Erik fortsætter som formand.
Mikael fortsætter som kasserer.
Lisa fortsætter som sekretær og næstformand.
Alexander og Mette fortsætter som bestyrelsesmedlemmer.
Niels er ny suppleant.
3. Gensidig information
a. Skiltning
Hundeskiltene er stadig ikke kommet op, da Mikael ikke har haft tid. Niels vil gerne hjælpe Mikael med opsætningen. Svend-Erik oplyste, at der stadig mangler 4 vejskilte, som ikke er udskiftet fra kommunen. Svend-Erik kontakter kommunen herom.
b. Muligt lavt vandtryk i dele af området
Der var et par grundejere, som på generalforsamlingen nævnte, at der var lavt vandtryk. Emnet blev drøftet. Bestyrelsen har ikke selv oplevet det. Hvis nogle oplever problemer hermed, bedes grundejerne derfor selv rette henvendelse til vandforsyningen.
4. Økonomi
a. Økonomirapportering ved kassereren
Økonomien ser fornuftig ud. Der er ikke så mange bevægelser pt. Der er kommet regning fra snerydning vinteren 2017/2018, som skal betales. Vi har også fået nye oversigter fra Danske Bank om indestående og investering. For at kunne hæve penge til f.eks. reparation af fortov, skal der benyttes en LEI-kode. Svend-Erik sørger for at få oprettet den, når vi har brug for den. En LEI-kode virker kun 1 år.
b. Opfølgning af kontingentrestancer Der er 2 husstande, som ikke har betalt. Der rykkes efter de nye vedtægters regler om manglende betaling af kontingent med dertil hørende gebyrer og omkostninger.
5. Sager til behandling
a. Renovering af fortov på vestlig sti efter kommunens afvisning af udførelse af renoveringen. Det foreslås, at der nedsættes en lille anlægsgruppe, som følger sagen op
med antagelse af entreprenør, information til grundejere m.m. De 2 tilbud, der blev indhentet inden generalforsamlingen blev gennemgået. Bestyrelsen blev enige om at indhente et tredje tilbud og sammenligne alle tre tilbud inden bestilling af entreprenør. Mikael indhenter et ekstra tilbud. Der blev nedsat en lille arbejdsgruppe bestående af Mikael og Alexander med bemyndigelse til at indhente tilbud og aftale igangsætning efter godkendelse fra bestyrelsen pr. mail.
b. Ukrudtsbekæmpelse på fortove og vejkanter
Der er igen meget ukrudt, der vokser alle steder, særligt på vores fælles stier. Bestyrelsen var enige om, at der skal gøres noget, før det ødelægger belægningen på stierne. For at undgå gift undersøges det, om der er andre muligheder for at få fjernet ukrudtet. Mikael modtager i første omgang et tilbud på dampning af ukrudtet. Grundejerne skal fortsat opfordres til vedligeholdelse af eget fortov m.m. Til næste bestyrelsesmøde foretages den årlige besigtigelsestur af området.
c. Organisering af vejfest
Datoen er fastlagt tidligere til fast at være den tredje lørdag i august. I år er det den 18. august. Der er lavet et opslag på facebook-gruppen om festudvalgsmøde den 4. juni 2018.
d. Anvendelse af vores flotte hjemmeside til større interaktion mellem grundejerne samt
historiske billeder/beskrivelser m.m. Facebook-gruppen fungerer rigtig godt til hurtig interaktion mellem grundejerne. Hjemmesiden benyttes i stedet til opsamling af alle nyhedsbreve, referater, budgetter og praktiske oplysninger om området m.m. Der arbejdes fortsat på, at skaffe historiske billeder og beskrivelser om området. Alle grundejere er mere end velkomne til at sende oplysninger, der kan benyttes på hjemmesiden – både beskrivelser og eventuelle billeder.
e. Henvendelse om poplerne ved boldbanerne på Magleblik/Kappelhøjkilen, der begrænser udsigten Der har været henvendelser fra grundejere om, at poplerne er blevet for høje og derfor skærmer for udsigten. Svend-Erik kontakter kommunen for at høre, om der kan gøres noget.
6. Drøftelse af bestemmelser i ordensreglementet om at motorplæneklipning, havefræsning og anvendelse af motorsave ikke må finde sted på søn-og helligdage, jf. drøftelse på sidste generalforsamling Punktet vedr. græsslåning, der blev nævnt på generalforsamlingen skal tages med på næste generalforsamling til enten drøftelse eller beslutning. Bestyrelsen besluttede generelt at gennemgå ordensbestemmelserne for at se, om de har brug for en modernisering. Ordensbestemmelserne drøftes på næste bestyrelsesmøde.
7. Information til grundejerne – Sommerbrev til grundejerne, emner Vi har tradition for at sende et sommerbrev ud i juni måned. Årets sommerbrev skal indeholde oplysninger
om:
Ukrudtsbekæmpelse – fortove og stier
Hækkeklipning
Renovering af fortovet på den vestlige sti
Vandtryk
Persondata (Den nye persondataforordning)
Vejfesten
Næste generalforsamling – 13. marts 2019
Meddelelse om at det er sidste gang vi omdeler post og at bestyrelsen fremadrettet alene
kommunikerer digitalt. Referatet fra generalforsamlingen blev mailet til alle grundejere i marts måned og er lagt på hjemmesiden. Det er åbenbart ikke blevet omdelt til de grundejere, der ikke har oplyst mailadresse. Bestyrelsen blev enig om, at lægge referatet i postkasserne sammen med sommerbrevet til de ca. 30 grundejere, der ikke har oplyst mailadresser. Mikael printer referatet fra generalforsamlingen i ca. 30 eksemplarer og Mette omdeler dem sammen med sommerbrevet, når det er klart. Sommerbrevet printes ligeledes i samme antal. Sommerbrevet sendes digitalt til alle dem, der har oplyst mailadresser. Det står Lisa for.
8. Eventuelt
Svend-Erik undersøger lidt nærmere om det er nødvendigt for grundejerforeningen at være forsikret f.eks. i forbindelse med afholdelsen af vejfest. Niels undersøger de nye persondataregler nærmere, så vi kan få oplyst herom på hjemmesiden og i sommerbrevet. Lisa reserverer kantinen på Arresø skole – afd. Magleblik til generalforsamlingen den 13. Marts næste år. Niels oplyste, at man få momsen tilbage af sin licens. Det kræver, at man melder sig på www.kraevlicensmomstilbage.dk. Det er gratis at være med og der er bevilget fri proces. Lisa laver et opslag herom på facebook-gruppen til orientering for grundejerne.
9. Næste møde
Næste møde er den 21. august 2018 kl. 19.30 hos Svend-Erik.